DigitalTroupe
Oct 23, 2017
Trello

Qué es Trello y cómo utilizarlo para organizar tu equipo de trabajo

Trello es un gestor de tareas que permite el trabajo de forma colaborativa mediante tableros (board) compuestos de columnas (llamadas listas) que representan distintos estados. Se basa en el método Kanban para gestión de proyectos, con tarjetas que viajan por diferentes listas en función de su estado.

Qué ofrece Trello

Trello permite crear distintos paneles de control (tableros) para cada uno de los proyectos en los que estemos involucrados. En ellos, se pueden configurar distintas columnas que pueden responder bien a parcelas de la iniciativa, bien a distintos procesos de trabajo paralelos a desempeñar o a cualquier otra necesidad. A estas columnas, se van añadiendo conforme va pasando el tiempo distintas tarjetas, que son las tareas concretas propiamente dichas, las cuales pueden asignarse a un usuario determinado o categorizarse con más o menos urgencia o fechas límite.

No existe un límite de usuarios, con lo que este servicio es ideal tanto para pymes que trabajen de forma remota o con autónomos ajenos a la estructura de la empresa como para grandes organizaciones que tienen en marcha iniciativas de gran calado. Asimismo, en el caso de contar con varios tableros que estén relacionados de algún modo entre sí, también podremos crear “equipos”, denominación bajo la que Trello resguarda la posibilidad de crear grupos tanto de personas como de tableros.

Dentro de cada tarjeta, existen numerosas opciones para dar más detalles y generar valor en cada tarea. Así, es posible mantener una conversación con el resto de usuarios en torno a esa tarjeta, aportando documentos adjuntos y archivos desde la nube para que sean de dominio público dentro del equipo.También pueden crearse “checklists” con las que controlar, en todo momento, la evolución en la consecución de determinados objetivos menores de la tarea. También anotar una tarea para un seguimiento más exhaustivo o votar en algún tipo de encuesta o pregunta abierta. O incorporar un calendario con el que todos los miembros del tablero podrán conocer las fechas clave de forma visual y rápida.

Para los más remolones o los más apegados al correo electrónico, Trello ha dispuesto una funcionalidad con la que este tipo de usuarios pueden tanto crear tarjetas como realizar comentarios desde su propio email. Eso es posible gracias a que cada tablero electrónico tiene una dirección de correo especial a la que pueden enviarse esta clase de órdenes y que aparezcan sus resultados en tiempo real en el mismo tablero. Asimismo, y para evitar que cualquier miembro del equipo quede desactualizado con lo que ocurre en el proyecto, Trello proporciona notificaciones en tiempo real tanto dentro de la propia aplicación como por correo electrónico, con notificaciones de escritorio por el navegador o con notificaciones push para móvil.

100% seguro y Multidispositivo

Si este tipo de plataformas está dirigidas, entre otras, a gente que trabaja de forma remota, también cabe contemplar que muchos de ellos lo hagan en movilidad. Por ello, Trello es completamente multidispositivo, siendo accesible a través de iPhone, iPad, teléfonos, tabletas y relojes Android, e incluso tabletas Kindle Fire. Trello también funciona en la web y con cualquier tamaño de pantalla, aunque si contamos con un tablero con muchas columnas es preferible una pantalla de gran formato para poderlas ver todas de un simple golpe de vista.

Toda la actividad realizada en cualquiera de estos dispositivos queda automáticamente sincronizada en el resto de terminales donde tengamos iniciada sesión, con lo que la evolución del proyecto es siempre visible y siempre actualizada para todos los miembros del equipo.

Por último, y aludiendo a una de las mayores preocupaciones de las empresas en 2016, la ciberseguridad, todos los datos enviados y almacenados en Trello son privados y seguros. En ese sentido, los administradores de los tableros tienen el control absoluto sobre quiénes pueden ver dicho panel, y los datos se envían por una conexión SSL/HTTPS segura, con la misma tecnología de cifrado que utilizan los bancos. Además, guardan copias de seguridad cifradas y en una ubicación externa de los datos por si se produjese algún desastre natural.

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Fuentes:

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